この記事の概要

項目	内容
対象業種	介護施設（特養・老健・グループホーム・デイサービス）
解決する課題	紙ベースのシフト管理による人員配置ミスと管理者の残業
使用ツール	n8n + Google スプレッドシート
難易度	初級（プログラミング不要）
導入目安期間	2〜4週間
月額コスト	約5,000円〜15,000円（n8n Cloud Starter €24/月〜 + Google Workspace ¥1,000/ユーザー〜）

介護施設が抱える「シフト管理地獄」の現状

厚生労働省の調査によると、介護施設の管理者が事務作業に費やす時間は月平均40〜60時間。そのうちシフト作成だけで10〜20時間を占めるケースが珍しくありません。

多くの施設では、こんな状況が日常化しています。

紙やExcelでシフト表を手作成 → 夜勤回数の偏り、希望休の反映漏れ
急な欠勤時の代替探し → 管理者が電話で一人ひとりに連絡
配置基準の確認 → 介護福祉士の配置比率を手計算でチェック
月末の修正ラッシュ → 月の後半になるほど調整が複雑化

特に20〜50床規模の施設では、専任のシフト管理者を置く余裕がなく、施設長やリーダーが通常業務の合間に作成しているのが実態です。この「シフト管理地獄」は、管理者の疲弊だけでなく、配置ミスによるケアの質低下にも直結します。

Before / After 比較

項目	Before（導入前）	After（導入後）
シフト作成時間	月15〜20時間	月3〜5時間（確認・微調整のみ）
人件費換算	月額約8万円（管理者の時間）	月額約2万円 + ツール費約4,600円〜
配置ミス	月3〜5件（夜勤不足・資格者不在など）	ほぼゼロ（ルールベースで自動チェック）
欠勤時の対応速度	2〜3時間（電話連絡）	15分（自動候補リスト + 一斉通知）

年間削減効果: 約150〜180万円（時間換算: 約180時間 + 配置ミスによるリスクコスト削減）（※管理者の時給を¥5,000〜6,000と仮定した場合の試算）

n8nを使ったシフト管理自動化の手順

Step 1: 現状のシフト作成フローを可視化する

自動化の前に、今のやり方を書き出すことが最も重要です。「何を見て、誰に聞いて、どう決めているか」を明文化します。

やること:

シフト作成に関わる人（施設長、リーダー、事務員）にヒアリング
現在の作成手順を時系列で書き出す（例: 希望休収集 → 夜勤割当 → 日勤調整 → 確認 → 配布）
各ステップの所要時間とボトルネックを記録
「暗黙のルール」を洗い出す（例: Aさんは月曜夜勤NG、BさんとCさんは同じ日に休まない等）

この工程を省くと、自動化しても「結局手直しだらけ」になります。1〜2時間かけてでもここは丁寧にやりましょう。

Step 2: シフト条件をGoogleスプレッドシートに整理する

ヒアリングで明らかになったルールを、n8nが読み取れる形に構造化します。Google スプレッドシートに以下のシートを作成してください。

シート1: 職員マスター

職員名	資格	雇用形態	夜勤可否	月間夜勤上限	固定休	備考
田中花子	介護福祉士	正社員	可	5回	なし	—
鈴木太郎	初任者研修	パート	不可	0	土日	9-15時のみ

シート2: 希望休（月次）

職員名	希望日1	希望日2	希望日3	優先度
田中花子	3/15	3/22	—	通常

シート3: 配置ルール

項目	条件
日勤最低人数	5名
夜勤最低人数	2名
介護福祉士（日勤）	最低2名
連続勤務上限	5日

このスプレッドシートが自動シフト生成の「入力データ」になります。

Step 3: n8nをセットアップする

n8nはオープンソースのワークフロー自動化ツールです。クラウド版なら登録だけですぐ使い始められます。

手順:

n8n.io にアクセスし、無料アカウントを作成
新しいワークフローを作成（「介護シフト自動生成」と名前を付ける）
「Google Sheets」ノードを追加し、先ほどのスプレッドシートを接続
Googleアカウントの認証を許可（読み取り権限のみでOK）

n8n CloudのStarterプラン（€24/月、約¥3,600）では月2,500回のワークフロー実行が可能です。シフト生成は月1〜2回なので十分です。セルフホスト版なら無料で利用できます。

Step 4: シフト自動生成ワークフローを構築する

ここがメインの工程です。n8nのビジュアルエディタで、以下のワークフローを組み立てます。

ワークフロー構成:

トリガー: 毎月20日に自動実行（Cron Schedule ノード）
データ取得: Google Sheets ノードで職員マスター・希望休・配置ルールを読み込み
シフトロジック: Code ノード（JavaScript）でシフト表を生成
- 夜勤を優先的に割当（夜勤可能者から均等配分）
- 希望休を反映
- 配置基準を充足しているか検証
- 連続勤務日数をチェック
出力: Google Sheets ノードでシフト表シートに書き込み

Codeノードのロジックは、プログラミングの知識がなくても、Kanau Tech™が提供するテンプレートをそのまま貼り付けて使えます。施設の条件に合わせて数値を変更するだけです。

Step 5: 通知とレビューの仕組みを作る

自動生成されたシフト案を、管理者が確認・承認できるフローを追加します。

追加するノード:

Gmail ノード: 生成完了を管理者にメール通知（スプレッドシートのリンク付き）
Slack ノード（任意）: チームチャンネルに「来月のシフト案が完成しました」と投稿
待機ノード: 管理者が修正・承認した後、確定版を全職員に配布

通知メールには以下の情報を含めると確認が楽です。

夜勤回数の職員別一覧
希望休の反映状況
配置基準の充足確認結果
「要確認」フラグが立った日（配置がギリギリの日など）

Step 6: テスト運用と調整を行う

最初の1ヶ月は、従来の手動シフトと自動生成シフトを並行運用してください。

テスト運用チェックリスト:

夜勤回数の偏りはないか
希望休は正しく反映されているか
配置基準（人数・資格者数）を全日満たしているか
連続勤務が上限を超えていないか
手動で「ここだけは変えたい」という箇所が多すぎないか

問題が見つかったら、Step 2のスプレッドシートのルールを修正し、再生成します。通常2〜3回の調整で実用レベルに達します。

導入時の注意点

個人情報の取り扱い: 職員の勤務条件や資格情報をクラウドに置くため、Google Workspaceの組織管理（アクセス制限）を設定すること。介護保険法上の記録義務とは分離して管理する
現場スタッフへの説明: 「AIがシフトを勝手に決める」という誤解を防ぐため、「自動生成はあくまで"案"であり、管理者が確認・修正する」と明確に伝える
段階的な導入: いきなり全フロアに適用せず、1フロア（1ユニット）で試してから拡大する。成功体験を共有することで、他ユニットの協力も得やすくなる

Kanau Tech™の視点

シフト管理の自動化は、介護施設のDXで「最も効果が見えやすい」入口です。Kanau Tech™が推奨するAtomic DX（第一原理思考の業務再構築）の考え方では、まず「なぜこのルールが存在するのか」を問い直すことから始めます。

例えば「Aさんは月曜の夜勤NG」というルールの背景に「子どもの塾の送迎」があるなら、それは「月曜17時〜19時に不在」という条件であり、夜勤全体をNGにする必要はないかもしれません。このように、ルールを分解・再構成してからツールに乗せると、自動化の精度が格段に上がります。

私たちが支援する場合は、このルール整理のファシリテーション（Step 1-2）から入り、現場の「暗黙知」を構造化することに最も時間をかけます。ツール設定自体は1〜2日で完了します。

n8n料金についての注記: n8n Cloudには恒久的な無料プランはなく、14日間の無料トライアル後はStarterプラン（€24/月〜）が必要です。費用を最小限に抑えたい場合は、セルフホスト版（無料）の利用も選択肢です。

よくある質問（FAQ）

Q: n8nは介護施設でも安全に使えますか？

n8n Cloudはデータ暗号化（TLS 1.2以上）とSOC 2認証を取得しています。ただし利用者（入居者）の個人情報は直接扱わず、職員のシフト条件のみを処理する設計にすることを推奨します。介護記録やケアプランとは完全に分離してください。

Q: IT担当者がいなくても導入できますか？

n8nはノーコードのビジュアルエディタで操作できるため、Excelが使えるレベルのITスキルがあれば運用可能です。初期設定はKanau Tech™がサポートし、日常運用は「スプレッドシートの職員情報と希望休を更新する」だけで回せます。

Q: 急な欠勤にも対応できますか？

はい。欠勤者が出た場合に、代替候補リストを自動生成してメール・Slackで通知するワークフローを追加できます。出勤可能な職員を条件（夜勤回数・連続勤務日数）でフィルタし、優先順位付きで提案します。電話で一人ひとり確認する手間が大幅に減ります。

Q: 既存の勤怠管理システムと連携できますか？

n8nはAPIが公開されているシステムなら連携可能です。KING OF TIME、ジョブカン、freee人事労務などのクラウド勤怠システムとデータを同期できます。連携の可否は個別にお調べしますので、無料相談でお気軽にお問い合わせください。

導入サポートが必要ですか？

「介護施設でシフト管理の自動化を始めたいが、何から手をつければいいかわからない」という方へ。

Kanau Tech™では、介護施設向けの業務自動化を月額5万円からサポートしています。ルール整理から、n8nの設定、テスト運用まで伴走します。まずは無料相談で現状の課題を整理しましょう。

無料相談を予約する →

介護施設でシフト管理を自動化する方法 — n8n活用ガイド